Оцифровка бумажных архивов
Оцифровка бумажных архивов – это сканирование Ваших документов с последующей их каталогизацией. Например, документ с номером 12345 от 20.03.2008 года мы запишем в файл с именем "2008_03_02 номер 12345.jpg". Это, конечно, самый простой пример. На деле все оказывается немного сложнее, но мы сложностей не боимся . Например, в феврале 2009 года нами был выполнен заказ по переводу в электронный архив технических паспортов более ШЕСТИ ТЫСЯЧ вагонов, принадлежащих одной из структур, близких к ОАО «РЖД».
В результате проделанной работы объем бланков, равный небольшому шкафу, уместился всего на один DVD-диск. В дальнейшем вся работа с этими паспортами будет вестись уже в электронном виде. Оцифровка бумажных архивов пользуется спросом у крупных организаций, мечтающих перевести свои архивы на безбумажную технологию. Если для поиска и изготовления ксерокопии документа с нужным номером из бумажного архива могут тратиться целые часы драгоценного рабочего времени, то с применением цифрового архива та же самая задача будет решена за одну-две минуты. Причем одна-две минуты – это затраты и на поиск, и на печать.
Любая организация практически ежедневно отправляет контрагентам свои реквизиты, копии свидетельств ИНН, ОГРН, копии Устава и прочие документы, необходимые для документального сопровождения сделок. Мы рекомендуем хранить все эти документы в отсканированном виде на Вашем корпоративном сервере. В любой момент Вы или Ваши сотрудники легко смогут отправить любой необходимый документ по электронной почте, а при необходимости – немедленно отпечатать, без долгих поисков. Чем крупнее организация, тем сложнее ее документооборот, и тем большее количество документов хранится в архивах.
НАПИСАТЬ В WHATSAPP
Если просуммировать все затраты рабочего времени за целый год на поиск оригиналов документов в архивах и изготовление копий – получится внушительная сумма. Эту сумму можно уменьшить в разы, переведя Ваши архивы в электронный формат. На выходе, как правило, Вы получаете файл одного из распространенных форматов: PDF, JPG, TIFF. Другие форматы файлов – по запросу. Наше профессиональное оборудование позволяет сканировать документы в пакетном режиме со скоростью до нескольких тысяч страниц А4 в день.
Полученные файлы записываем на CD, DVD, флешки и другие носители. Сканирование по умолчанию делается с оптическим разрешением 300 dpi (точек на дюйм). Возможно сканирование с разрешением 600 dpi. Сканировать документы с разрешением свыше 600 dpi – напрасная трата времени и ресурсов. Мы сканируем как в цвете, так и в черно-белом режиме.
Параметры каталогизации отсканированных документов Вы можете задать на Ваше усмотрение.